Резюме
Это пример применения методологии на основе открытых отраслевых данных. Цифры рассчитаны по публичным источникам — ваши результаты и декомпозиция процесса на блоки будут зависеть от конкретных условий.
Ситуация. Диджитал-агентство (5–20 человек) ежемесячно получает 5–15 новых запросов от клиентов: звонки, письма, встречи. Project manager собирает информацию, пишет задание клиента (описание того, что нужно сделать), формирует ТЗ (техническое задание с разбивкой на задачи и сроками), согласует с клиентом. На один проект от запроса до утверждённого ТЗ уходит 4–8 часов.
Проблема. Среднее время на один проект (от запроса до утверждённого ТЗ): 6 часов подготовки PM Количество проектов в месяц: 10 Общее время: 10 × 6 = 60 часов/месяц × 250₽/час (PM) = 15 000₽/месяц = 180 000₽/год
Результат анализа. 1 блок — в 🟢 Автоматизация (EPOCH 1–2). 3 блоков — в 🟡 Усиление (EPOCH 3). 1 блок — в 🟠 Коллаборация (EPOCH 4). 1 блок — в 🔴 Человек (EPOCH 5). Экономия — до 253 000 ₽ (Москва), ROI 300%.
Карта процесса
Процесс разбит на 6 блоков.
- 1 Принять запрос клиента из входящего канала Автоматизация
- 2 Структурировать требования клиента в бриф Усиление
- 3 Выявить пробелы и задать уточняющие вопросы Усиление
- 4 Сформировать ТЗ с разбивкой на задачи и этапы Усиление
- 5 Оценить сроки и стоимость работ Коллаборация
- 6 Согласовать ТЗ с клиентом Человек
Итого: 1 шаг в 🟢 Автоматизация (EPOCH 1–2), 3 шага в 🟡 Усиление (EPOCH 3), 1 шаг в 🟠 Коллаборация (EPOCH 4), 1 шаг в 🔴 Человек (EPOCH 5).
Проверка готовности
Все четыре ответа должны быть «Да» — тогда можно переходить к внедрению.
- Может ли PM проверить качество генерированного бриф и ТЗ через сравнение с требованиями клиента?
- Инструменты для ИИ (большая языковая модель (LLM) API, шаблоны в Google Docs, интеграция с Notion/Kaiten) будут готовы за 1–2 недели?
- Руководство поддерживает внедрение ИИ в процесс подготовки ТЗ и брифов?
- Команда осознаёт, что долгосрочное делегирование структурирования требований снижает способность PM выявлять недочёты в требованиях?
Анализ
Таблица блоков
EPOCH (MIT Sloan, Loaiza & Rigobon, 2025) — шкала 1–5: насколько задача требует человеческого участия. Оценка = максимум из пяти параметров.
«Готовность ИИ-инструмента» определяет стартовый уровень контроля: чем больше опыта у команды с этой связкой «задача + инструмент», тем меньше проверок нужно с первого дня. Новый — команда ещё не делала этот тип задач с этим инструментом, уровень контроля 1. Пробуем — 1–2 цикла, результат ещё нестабильный, уровень 1–2. Стабильный — 3+ цикла без ошибок, уровень 2–3. Доказанный — 8+ циклов, уровень 3–4. Прочерк — блок не передаётся ИИ, оценка неприменима.
| # | Блок | Зависит от | EPOCH | Зона | Описание | Готовность ИИ-инструмента |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Принять запрос клиента из входящего канала | — | 1 | Автоматизация | Регистрирует информацию из письма/звонка: название, задача, бюджет, срок, контакты | Стабильный |
| 2 | Структурирование в бриф | Блок 1 | 3 | Усиление | Генерирует черновик задания клиента по шаблону агентства до редактуры PM | Пробуем |
| 3 | Выявление пробелов | Блок 2 | 3 | Усиление | Анализирует бриф и формирует уточняющие вопросы для клиента — до отправки PM | Пробуем |
| 4 | Формирование ТЗ | Блоки 2, 3 | 3 | Усиление | Генерирует ТЗ с задачами, сроками и критериями готовности по шаблону агентства | Пробуем |
| 5 | Оценить сроки и стоимость работ | Блок 4 | 4 | Коллаборация | Предлагает оценку по аналогии с прошлыми проектами — до утверждения руководителем | — |
| 6 | Согласовать ТЗ с клиентом | Блоки 4, 5 | 5 | Человек | Переговоры, презентация ТЗ и оценки — только PM | — |
Почему такие оценки
| # | Блок | EPOCH | Обоснование |
|---|---|---|---|
| 1 | Приём запроса | 1 | Регистрация данных по шаблону — ETL без суждений. |
| 2 | Структурирование в бриф | 3 | Переформатирование хаотичной информации в структуру требует понимания специфики агентства и клиента (O=3). |
| 3 | Выявление пробелов | 3 | Определение того, чего не хватает, требует опыта работы с клиентами этого типа (O=3). |
| 4 | Формирование ТЗ | 3 | Разбивка требований на задачи использует шаблон, но требует понимания технической реализации (O=3). |
| 5 | Оценка сроков | 4 | Взвешивание сложности, ресурсов и рисков требует опыта и знания команды (O=4). ИИ предлагает, руководитель утверждает. |
| 6 | Согласование | 5 | Переговоры — эмпатия, убеждение, адаптация позиции (E=5). Только человек. |
Ограничения ChatGPT в этом процессе
- ChatGPT не имеет доступа к истории проектов агентства — без базы предыдущих ТЗ не может предложить реалистичные сроки и оценки (Brief-media, 2024)
- Структурирование требований клиента в бриф требует контекста: специфику агентства, типовые ошибки, шаблоны — ChatGPT генерирует общий текст без привязки к вашим стандартам
- Без интеграции с Notion или Kaiten ChatGPT не создаст ТЗ, связанное с трекером задач и доступное команде в реальном времени
- Оценка сроков по аналогии с прошлыми проектами требует доступа к внутренним данным — ChatGPT не имеет этой информации (vc.ru, 2024)
Инструкции для передачи задач ИИ
Чтобы передать задачу ИИ, нужно описать три вещи: что подаёте на вход, что получаете обратно и как поймёте, что результат верный. Ниже — такое описание для каждого блока, который переходит к ИИ. Это можно передать разработчику или использовать как основу для промпта.
Структурирование бриф и выявление пробелов
- все ключевые параметры (задача, ЦА, бюджет, срок) выделены;
- PM вносит ≤ 2 правки в бриф;
- клиент отвечает на вопросы без доп. звонка
Запрос клиента (текст письма, заметки со звонка) + шаблон задания клиента агентства
Черновик задания клиента + список уточняющих вопросов для клиента
2
Формирование ТЗ
- 90%+ задач выполняются без доп. вопросов команде;
- сроки в пределах исторических данных;
- дизайнер/разработчик подтверждает ясность ТЗ
Утверждённый бриф + ответы клиента на уточняющие вопросы + шаблон ТЗ агентства
Черновик ТЗ: структура проекта, задачи, сроки, критерии готовности
2
Экономика
| Метрика | Часов в год | Экономия (₽/год) | Источник |
|---|---|---|---|
| Высвобождение времени PM (сокращение с 6 до 5 часов на проект) | 120 ч | 30 000 ₽ | 📊 Расчёт |
| Снижение доработок (сокращение с 40% до 15% проектов) | 270 ч | 173 000 ₽ | 📊 Расчёт |
| Итого | 390 ч | 203 000 ₽ |
Ставки рассчитаны по медианным данным HH.ru и ГородРабот.ру, начало 2026 года. Без учёта НДФЛ и страховых взносов (~30%).
| До (без ИИ) | Стало возможным (с ИИ) | Изменение охвата |
|---|---|---|
| От запроса до начала работ 8–10 дней | От запроса до начала работ 3–4 дня | −5 дней, ускорение на 50–60% |
| 1 PM обслуживает 10 проектов в месяц | 1 PM может обслуживать 12–15 проектов в месяц | +25% емкости |
| Переделки на 40% проектов | Полные требования на 100% проектов | −25% переделок в исполнении |
| NPS клиентов среднее | Рост NPS за счёт качества | +5–10% цена |
| Категория | Описание | Стоимость |
|---|---|---|
| Разовая настройка | Разовая настройка | 60 000 ₽ |
| Интеграция | Интеграция | 50 000 ₽ (разово) |
| Операционные | Операционные (API, подписки) | 1 000 ₽/мес |
| Обслуживание ИИ | Обслуживание ИИ | 1 000 ₽/мес |
| Разовая настройка | Разовые итого | 110 000 ₽ |
| Валидация | Валидация результатов | 2 100 ₽/мес |
| Компетенции | Поддержание компетенций | 100 ₽/мес |
Ловушка зависимости: чем дольше задача делегирована ИИ, тем сложнее замечать его ошибки. Раз в месяц — выполнить одну задачу вручную, чтобы сохранить способность оценивать результат. Подробнее — Мониторинг
Рекомендация
Запустите пилот на 5 запросах — загрузите шаблоны задания клиента и ТЗ, дайте ИИ структурировать бриф и выявить пробелы. За 3 недели вы увидите: PM тратит 5 часов вместо 6, доработки снизятся с 40% до 15%, клиент получает полное ТЗ без дополнительных звонков.
Почему этот блок:
- Блок 1 (🟢 Автоматизация EPOCH 1) автоматизируется полностью — регистрация данных детерминирована
- Блоки 2–4 (🟡 Усиление EPOCH 3) требуют проверки PM: контекст клиента, специфика агентства — ИИ генерирует черновик
- Блок 5 (🟠 Коллаборация EPOCH 4) — оценка сроков всегда утверждается руководителем
На что обратить внимание:
- PM вносит > 3 правки в каждый черновик бриф → шаблон не калиброван, нужно обновить с PM
- Клиент задаёт уточняющие вопросы после ТЗ > 2 раунда → пробелы не выявляются, пересмотреть вопросный блок
- Оценка сроков систематически расходится с реальностью > 20% → добавить в базу больше аналогичных проектов
Проверка рисков
| Вопрос | Ответ | Следствие |
|---|---|---|
| Ошибка в ТЗ необратима (потеря проекта, конфликт с клиентом)? | Да | Уровень автономности — не выше 2 (Контролируемое). PM проверяет 100% ТЗ перед отправкой. |
| Клиент увидит результат (бриф, ТЗ, оценка сроков) без проверки PM? | Да | Обязательна проверка человеком перед отправкой клиенту. Блоки 2–4 всегда требуют редактирования. |
| Грозит штраф, судебный иск или вред репутации агентства? | Да | Уровень автономности не выше 2. Финальная оценка сроков / стоимости (блок 5) утверждается руководителем. |
Уровень контроля после запуска
Уровень автономности — насколько самостоятельно ИИ работает. Для каждого блока выбирается свой уровень в зависимости от цены ошибки.
Блоки 1–4 работают на уровне 2 (Контролируемое) — ИИ генерирует, PM редактирует и проверяет. Блок 5 (оценка) — уровень 3 (Авто-мониторинг) с утверждением руководителя. Блок 6 (согласование) остаётся у человека (уровень 4+).
Если хотите разобрать свой процесс похожим образом — экспресс-диагностика займёт около 45 минут.